Много напора уложено је у Мицрософт Теамс, јер га компанија сматра критичном компонентом у њиховој функционалности групног софтвера, омогућавајући корисницима да креативно комбинују своје напоре путем сигурног централног комуникационог чворишта.
Да би постигли овај циљ, тимови преузимају четири кључне пословне функције и комбинују их у јединствену јединствену платформу. То укључује размену порука, координацију састанака, гласовне и / или видео позиве, и на крају се интегрише у Мицрософт Оффице 365 заједно са другим кључним пословним алатима које користите за подршку пословању.
Стога можете комуницирати са појединцима или групама, координирати састанке и активности, имати евиденцију о целокупној комуникацији и сарађивати на документима у оквиру процеса рада Тимова.
Почнимо са тимовима и прођите кроз тачно начин на који га користите.
- Можда ћаскате на једном од наших најбољих лаптопова 2022-2023
1. Покрените тимове
Тимови се могу користити на рачунару директно из прегледача, на мобилним уређајима (Андроид и иОС) или путем десктоп апликација за ПЦ и Мац.
Али за овај водич користићемо верзију прегледача. С обзиром да садржи исту функционалност и изглед као и инсталабилна апликација.
Да бисте користили Теамс, упутите се на ову веб локацију хттпс://теамс.мицрософт.цом/старт
Овде ће вас позвати да се „региструјете бесплатно“, а једино ограничење је то што морате или већ имати или тренутно створити Мицрософт налог.
Ако већ користите пословну верзију Мицрософт Оффице 365, Теамс бисте требали видети и као једну од стандардних апликација у Оффицеовом радном простору.
Када наведете Мицрософт налог и лозинку, од вас ће се тражити да кажете у ком окружењу ћете користити тимове, а могуће опције су у школи, са пријатељима и породицом или у предузећу. Свака опција помало прилагођава тимове тим профилима, али основна технологија је иста.
За ову вежбу смо као подразумевану изабрали опцију „За посао“.
Са успостављеним налогом и тимовима подешеним за начин на који ћете га користити, веб верзија ће вам понудити апликацију за рачунаре ако је она доступна за оперативни систем на вашем рачунару. Није потребно инсталирати ово, али неки корисници су задовољнији инсталираним апликацијама које не зависе од прегледача.
Наш први посао је стварање нашег првог тима. Урадимо то сада.
2. Направите тим
Основна структура Тимова је, предвидљиво, „тим“.
Да бисте креирали тим или се придружили њему, кликните на одељак Тим на бочној траци, а затим означите у доњем левом углу апликације, где пише „Придружите се или направите тим“. Ако јавни тимови већ постоје, видећете оне на којима су представљени да кликну или можете унети код за придруживање приватном тиму.
У нашем примеру ни једно од њих још није доступно. Добијамо само опцију „Направи тим“.
За она предузећа која већ имају Оффице 365 групе, оне се могу користити као брзи начин за стварање тима са придруженим члановима, али ми ћемо га направити од нуле избором те опције из првог уноса.
Тада можете да одлучите да ли је тим јавни, приватни или широм организације. Свако се може придружити јавном тиму, приватни је само на позив, а Орг-виде аутоматски додаје све у предузећу.
Затим одлучите како ће се звати тим, дајте му опис и потврдите који је то тип. Ако имате приватни тим за који касније одлучите да треба да буде јаван или за целокупну организацију, онда га као творац тима можете касније променити, ако желите.
Али, да би Тимови били корисни, они морају да садрже не само ваше име и детаље, већ и податке осталих чланова Тима. Додајмо оне следеће.
3. Додавање чланова тима
Постоје бројни начини за додавање људи у тимове, али најједноставнији је слање везе е-поште која их уписује када кликну на њу. Можете и једноставно да додате њихову адресу е-поште директно у Тимове.
Имена и адресе е-поште можете да увезете и из других апликација које садрже ове податке, као што су Оутлоок, Пеопле или неко друго спремиште контаката.
Једном када тим повеже неке људе, он ће се појавити на листи тимова и моћи ћете да прегледате његове чланове и све активности.
Подразумевано има само једну тему расправе „Опште“. У тимовима се ови пододељци тима називају канали, а ми ћемо додати један од њих и започети конверзацију.
4. Додајте канал
Информације потребне за канал су попут тима. Има наслов, опис и можете рећи да ли је стандардан или приватан. Последња опција је врло корисна ако желите да уђете у приватни разговор са другим чланом тима, али избегавајте да га други виде.
Једном када се канал креира, можете да додајете постове, учитате датотеке и комуницирате са другима у тиму.
Направили смо канал под називом „Празничне авантуре“, а затим смо додали неке веб странице и кратку објаву о каналу. Сваки члан са приступом том каналу може бити упозорен ако се објави нови садржај, а такође се можете позивати на људе у постовима постављањем знака @, а затим и њихових имена.
5. Разговори на каналу
Разговор на каналу није попут уобичајеног ћаскања где је оно што је речено искључиво две стране, више је попут гласне дискусије у канцеларији отвореног плана.
У нашем примеру, члан тима Зен разговара са Марком, порука се шаље Марку, али сви остали могу да виде разговор. Иако само Марк добија упозорење да је он у фокусу коментара. Овај приступ омогућава да више људи буде упозорено поруком и да сви буду свесни шта је речено ако имају отворене тимове или су омогућена упозорења.
Занимљиво је да, чак и ако нисте поменути, и даље можете да одговорите на објаву на каналу, можда да кажете „Марк је вани за тај дан, можда је заборавио ваш састанак?“.
6. Време видео ћаскања
На дну десне странице налази се ред икона које омогућавају да разговори имају богатији садржај од самих речи, а поред њих и најважнија икона у Меет-у.
Подсећајући на видео камеру, икона има ознаку „Меет Нов“ ако задржите показивач преко ње и она подразумевано иницира састанак са видео записом.
Када кликнете на њега, добићете опцију да онемогућите видео, ако желите, а састанку дате и тему. Након што направите те изборе, можете да кликнете на „Упознајте се сада“ и започнете састанак, чак и ако сте у том тренутку једини који присуствујете.
Како је састанак у току, требали бисте бити у могућности да видите себе, а такође ћете видети и малу контролну таблу која вам омогућава да искључите звук, онемогућите видео запис, дистрибуирате датотеке онима који присуствују, прикажете ћаскање и такође видите ко присуствује.
Такође можете да делите радну површину или да користите функцију табле да бисте додали коментаре на слику или презентацију о којој можда разговарате.
7. Управљање каналима
Ако се придружите каналу, а затим из било ког разлога одлучите да он не садржи ништа релевантно за вас, можете га избрисати. Али, имајте на уму, сви разговори, записници са састанака и било шта друго у вези са тим каналом биће избрисани, а ви се предомислите и вратите.
Једини изузетак за брисање је тај што ће се све приложене датотеке задржати на Схарепоинт-у, чак и након уклањања канала.
Очигледно је да ако избришете канал створен за састанак који се није догодио или пројекат који никада није започео, онда је то у реду. Али будите опрезни при уклањању канала који ће вам у неком тренутку можда затребати, чак и ако то није одмах.
8. Додавање више функционалности
Верзија Теамса коју смо представили је основна функционалност овог производа, али тимовима можете да додате све функције и интеграције у зависности од производа које користите на радном месту.
Добар пример ове проширивости је да ће многе компаније покретати Оффице 365 са календаром у облаку, а оне које то виде видеће додатну икону на левој страни „Састанци“. Ово омогућава заказивање састанака у будућности и обавештава све ако се парница помери или накнадно откаже.
Мицрософт Теамс такође пружа везе са широким спектром независних пословних производа попут КУДО, Зоом, Јаббер, Трелло, Еверноте и многих других. Ако озбиљно користите Теамс, вреди разговарати са својим ИТ особама о томе које додатне функције можете омогућити помоћу Мицрософт Теамс-а.
- Најбољи прегледачи 2022-2023: најбржи и најсигурнији начини за приступ Интернету