Живот у виртуелном свету тренутно не мора бити толико ограничен. Иако је тачно да се многи од нас самоизолирају и укључују се у посао користећи пословни лаптоп и Зоом цхат, постоје начини за одржавање виртуелног догађаја за пословно окупљање, видео конференцију, демонстрацију производа или чак пуноправност почетна забава. Као пословни лидери, не морамо се питати да ли ће људи прескочити догађај или чак избећи присуство, јер постоје боље могућности.
Срећом, многи принципи и концепти стварног личног догађаја и даље се примењују на одржавање виртуелног догађаја - све до грицкалица, кафе и времена за упознавање. Добра је идеја да што више опонашате стварни догађај како бисте људима помогли да се осећају пријатно и учествују, а такође да се придржавају догађаја и не изненада одустану.
Иако може постојати неколико техничких препрека, ипак је могуће ступити у контакт са масама на начин који је ефикасан и продуктиван и доводи до истог нивоа успеха. Најважнији део овога је намера - схватање да су људи забринути и под стресом због светске пандемије и да се многе ствари такмиче за њихову пажњу. Када се поједностави приступ догађају, доследна комуникација и додатне погодности, открићете да су људи једнако заинтересовани и заробљени.
1. Комуницирајте о томе шта можете очекивати
Један од најважнијих корака за било који догађај је пренос из стварног света. Што више можете да комуницирате о томе шта можете очекивати - користећи дневни ред, веб локацију са више детаља, имејлове са ажурирањима о распореду и фотографије оних који говоре - то боље. Ово укључује основну људску потребу да буде „у току“ са било којим догађајем.
Такође помаже учесницима да знају да ли ће догађај бити високо структуриран и исплатив, чак и ако је за њих „потребан“. (Избегавајте грешку мислећи да ће захтевани догађај аутоматски гарантовати успех.) Виртуелни догађај већ отежава чињеница да полазник може поред себе седети паметни телефон или чак кућни телевизор и конзолу за видео игре. Ако знају да ће бити детаљних расправа и доношења одлука, телефон ће оставити по страни.
2. Користите функције Фацебоок догађаја
Постоји нешто готово чаробно у коришћењу функција Фацебоок догађаја. За почетак, у виртуелном окружењу где су сви на преносном рачунару и користе Зоом за присуство, функције догађаја на друштвеним мрежама су чисто злато. Чине све то званичнијим. Међутим, функције догађаја такође чине много више од тога.
Будући да смо сви данас ометани, са више опција у погледу начина повезивања, функције догађаја ће слати обавештења као подсетнике и пратити ко заправо присуствује, а ко прескаче. Ови подаци могу вам помоћи за сваки састанак. Једном када одржите један догађај, можете пратити успех и контактирати оне који су директно прескочили. И, не потцењујте вредност притиска вршњака. Карактеристике догађаја показују потенцијалне учеснике који су се још сложили да буду део догађаја.
3. План импровизоване дискусије
Још једна лекција научена из стварних догађаја је омогућавање импровизованих дискусија. Постоји искушење да се одмах баците на посао, да скочите одмах на дневни ред. Избегавајте тај сценарио. Поново говоримо о расејаним људима који присуствују преносном рачунару. Већини од нас је потребан временски период да бисмо се прилагодили необичности присуствовања виртуелном догађају, а волимо да упознамо оне који присуствују на неструктуриран начин.
Сачекајте најмање 10 минута или више да људи ухвате корак, попричају о времену и чак се позабаве личним питањима. Нико не воли да присуствује састанку на којем постоји хладан, стерилни дневни ред и једна главна глава која говори. Чак и у стварном свету, то су догађаји из којих људи прескачу чим започну.
4. Урадите три пута више промоције
Да бисте били сигурни да је виртуелни догађај успешан, важно је да учеснике подсетите више пута. Претпоставимо да су људи изузетно растресени, па ћете морати да промовишете догађај три пута више или више. То може укључивати слање е-поште, текстуалних порука, порука ћаскања на друштвеним мрежама и других позива изван уобичајеног. Разумевање како људи користе дигиталну комуникацију - односно брзо се помичу кроз ствари - значи да ћете морати претјерано комуницирати с њима и покушати привући њихово интересовање и пажњу.
Један од савета овде је да пратите успех свих позива за сваки догађај. Ако шаљете е-пошту, обавезно користите алатку која може пратити да ли су потенцијални учесници отворили и прочитали поруку. Ако објављујете на друштвеним мрежама, пратите свиђања и дељења. Ово ће вам помоћи да останете намерни у вези са тим колико често комуницирате о догађају и ономе што је радило или није функционисало у прошлости.
5. Подстакните време за ужину и кафу
Погоди шта? Један од разлога зашто присуствујемо стварним састанцима у личности је бесплатна грицкалица. То је људска природа. У виртуелном окружењу ово може бити изазовно, али не и немогуће. Ако одлучите да одржате састанак компаније за неколико недеља и желите да сви присуствују, покушајте да понудите сличне подстицаје. На пример, на веб локацији за управљање догађајима ЕвентБрите можете да направите страницу за регистрацију својих запослених. Ако га попуне и кликну на праве опције током регистрације, понудите промо код за бесплатну доставу УберЕатс-а или бесплатну врећицу у локалном ресторану - достављену за састанак.
Рецимо да планирате лансирање новог производа - пошаљите сваком учеснику бесплатан код за кафу у Старбуцксу који могу да користе за састанак. Овај концепт може изгледати старошколско, а запослени или полазници могу само користити код и не присуствовати састанку, али то је барем покушај опонашања стварног подстицаја који заправо функционише.
- За професионалне конференције погледајте најбоље конференцијске телефоне.