Већина предузећа и појединаца који креирају и сарађују на мрежи користећи документе, прорачунске табеле и презентације биће упознати са Мицрософт Оффице-ом, али многи људи још увек нису свесни бројних функција за уштеду времена уграђених у овај моћни канцеларијски пакет.
У овом чланку ћемо погледати 18 савета за уштеду времена који ће вам и вашим запосленима помоћи да на најбољи начин искористите пакет Мицрософт Оффице, без обзира на то да ли користите Мицрософт 365 или Мицрософт Оффице 2022-2023. Ваши документи, табеле и презентације ће изгледати сјајно и завршићете их за пола времена.
Ако се правилно користе, ове скривене функције могу у великој мери повећати продуктивност запослених, помажући вам да уштедите време и новац и пружајући им угодније радно искуство.
Ако тражите јефтинији начин за стварање богатих докумената, моћних табела и занимљивих презентација, погледајте нашу листу бесплатног канцеларијског софтвера.
Како најбоље искористити Мицрософт Оффице: Припрема
Нове функције се стално додају у Мицрософт Оффице, па будите сигурни да имате најновију верзију софтвера. Ако имате претплату на Мицрософт 365, можете да ажурирате своје апликације из апликације Мицрософт Аутоупдате или једноставно дозволите да се аутоматски ажурирају. У супротном, ако сте купили самосталну верзију Мицрософт Оффице-а, само имајте на уму да ће вам можда требати надоградња да бисте приступили неким функцијама наведеним у наставку.
Савет 1: Аутоматско чување промена помоћу ОнеДриве-а
ОнеДриве је услуга складиштења у облаку за Мицрософт Оффице и доступна је без обзира имате ли претплату на Мицрософт 365 или не. ОнеДриве не само да ће вам омогућити приступ свим датотекама било где и било када, већ можете и ОнеДриве да повежете са софтвером Мицрософт Оффице да бисте искористили предност функције аутоматског чувања.
Када је омогућено, промене се ажурирају на облак у реалном времену. Поред тога, ОнеДриве чува више верзија ваших докумената, тако да можете лако упоређивати и враћати се на претходну верзију по потреби. Свако ко је икада изгубио посао вредан сат времена због компјутерске грешке или нестанка струје, знаће која је ова функција уштеде времена. Да бисте пронашли старије верзије у Мицрософт 365-у, кликните на Филе> Инфо> Хистори Хистори.
Савет 2: Научите пречице за читав пакет
Једна од највећих предности Мицрософт Оффице-а је колико је конзистентно корисничко искуство у различитим апликацијама. То значи да већина пречица на тастатури ради на исти начин у програму Ворд, Екцел и ПоверПоинт. Учење ових наредби може знатно убрзати продуктивност. Цтрл + С (⌘С) за спремање, Цтрл + П (⌘П) за испис, а још опскурније команде попут Цтрл + Д (⌘Д) за дијалог Фонт раде у пакету.
Одличан савет за продуктивност је пружање листе уобичајених пречица запосленима, који се на њу могу позивати по потреби док не постане друга природа.
Савет 3: Користите функцију Телл Ме (Ворд)
Функција Реци ми (шта желите да урадите) додата је у Мицрософт Оффице 2016, али када научите како да је користите, то је божји дар. Желите да промените стил? Упишите „Стиле“. Желите ли да исечете фотографију? Унесите „Обрежи“. Уметните табелу, додајте коментар, промените изглед, ажурирајте дизајн, прочитајте текст наглас - готово свим Оффице функцијама можете брзо и лако приступити кроз овај мени - док паметни предлози олакшавају проналажење онога што тражите куцањем само једну или две речи.
Међутим, Мицрософт 365 непрестано ажурира свој скуп функција, а ово можда неће бити присутно у новијим верзијама.
Савет 4: Брзо делите документе помоћу дугмета Дели
Дугме за дељење налази се у горњем десном углу апликације и може се користити за брзо дељење документа путем ОнеДриве-а, е-поште, АирДроп-а (само за Мац) и других независних услуга. Уместо да отворите клијент е-поште, претражујући датотеку („Где сам ово поново сачувао?“), Само кликните на дугме Дели и изаберите примаоце.
Савет 5: Пронађите и замените
Ако треба да промените реч или групу речи у целом документу, то можете брзо учинити помоћу функције Пронађи и замени. Само притисните Цтрл + Схифт + Х (⌘⇧Х) и појавиће се дијалог Пронађи и замени. Откуцајте текст који желите да промените у поље Пронађи, замену у поље Замени и притисните дугме Замени. Оффице ће претражити документ и по потреби извршити промене.
Такође можете заменити ничим (поље Заменити оставити празно) да бисте избрисали више примерака речи.
Савет 6: Напредно проналажење и замена
Овом моћном алату има више него што се чини на први поглед. Кликом на дугме у доњем левом углу дијалога можете да приступите напредним функцијама за тренутну промену стила фонта, подешавања пасуса и још више било ког текста који вам треба.
На пример, можете пронаћи све одважан текст и учините фонт црвеним, или у супротном одаберите сав текст на одређеном језику и ставите га у курзив. Користите ово кад год требате да направите широке промене у одређеним стиловима текста.
Савет 7: Угађајте и користите стилове за сјајне документе
Изненађујуће је колико људи свакодневно користи Мицрософт Оффице, али још увек не користи предности Стилес-а да би поједноставило своје документе и убрзало писање. Стилови се могу наћи на картици Почетна и омогућавају вам да одмах примените унапред дизајнирана подешавања фонта. Такође можете да измените ове стилове у складу са вашим потребама и документом. Стилови се аутоматски ажурирају и када мењате теме, што олакшава брзу модификацију изгледа целог документа.
Савет 8: Копирајте и налепите више ставки помоћу Спике-а
Ове практичне функције омогућавају вам копирање више ставки и лепљење свих одједном. Само изаберите први блок текста, притисните Цтрл + Ф3 или ⌘Ф3, а затим пређите на следећи. Сваки пут када притиснете Цтрл или Цомманд + Ф3, текст ће се сачувати итд. Када будете спремни да налепите све, откуцајте Цтрл + Схифт + Ф3 или ⌘⇧Ф3. Такође можете откуцати „спике“ (мало слово) и притиснути Ентер, а сачувани текст ће остати у меморији и користити се други пут.
Савет 9: Копирање и лепљење форматирања
Брзо поједноставите форматирање кроз блокове текста тако што ћете притиснути Цтрл + Схифт + Ц (⌘⇧Ц) да бисте копирали обликовање (стил фонта и пасуса, боје, поравнање итд.) И Цтрл + Схифт + В (⌘⇧В) да бисте налепили форматирање на одабрани текст.
Савет 10: Прилагодите Оффице траке
Ако се често налазите у потрази за одређеним функцијама у менијима или проширивачима, немојте се устручавати да их додате напред и по средини на своју траку. То можете учинити у оквиру Преференце> Риббон & Тоолбар или у Филе> Оптионс> Цустомизе Риббон. Можда ћете се изненадити широком спектру функција које можете додати на своју траку за брзи приступ. Такође можете сакрити врпцу да бисте имали више простора тако што ћете једном кликнути на било коју картицу која је отворена, отићи на Поглед> Трака или откуцати Цтрл + Ф1 (⌥⇧Р).
Савет 11: Трипут кликните да бисте изабрали одломак
Већина људи зна да можете двапут да кликнете на реч да бисте је изабрали. Можете и да трипут кликнете реч да бисте изабрали читав пасус, што је врло згодно за кретање по великим деловима текста приликом уређивања.
Савет 12: Подесите аутоматско исправљање како би вам одговарало
Честа је жалба да Мицрософт Оффице мења текст док пишете, чак и ако сте сигурни у шта мислите. Ова подешавања можете прилагодити под Алатке> Опције аутоматског исправљања. Можете извадити све што вас мучи или додати речима које често погрешно пишете. Можете чак да додате симболе, попут замене (ц) с ©.
Савет 13: Упоредите документе упоредо (само за Виндовс)
Наравно, можете само да отворите засебне прозоре и поставите их један поред другог, али функција Сиде-би-Сиде система Мицрософт Оффице иде корак даље са синхронизованим помицањем, што је огромна уштеда времена приликом упоређивања и уређивања верзија дугих докумената.
Савет 14: Прегледајте два различита дела истог документа помоћу подељеног приказа
Ово је фантастичан алат када требате унети промене у један део документа док се позивате на други одељак (на пример, када пишете увод или закључак). Једноставно идите на траку Виев и одаберите Сплит Виев. Можете да се померите до различитих одељака у сваком прозору независно и да направите промене у било ком од њих.
Савет 15: Копирајте и налепите као професионалац
Прилично сви знају како да копирате и налепите блок текста, али да ли сте знали да можете брзо да налепите текст без форматирања или као слику или ПДФ директно у документ? Само унесите Цтрл + Алт + В (⌘⌃В) и приказаће вам се дијалог опција.
У програму Ворд можете да користите овај дијалог за лепљење текста без форматирања, док у програму Екцел можете лепити само вредности, обликовање или коментаре, све осим обруба, па чак и додавање, одузимање, множење и дељење сума у лету.
Савет 16: Прилагодите мени пречица
Можете да додате функције које често користите на траку са алаткама за брзи приступ, у пречици у било којој апликацији на самом врху документа. Подразумевано ћете видети команде попут Сачувај, Одштампај и Поништи, али овде можете додати готово све. Само кликните стрелицу удесно да бисте додали команде по потреби.
Савет 17: Спајање облика (Поверпоинт)
Можете комбинирати различите једноставне облике да бисте направили сложеније облике који ће изгледати сјајно на вашим презентацијама, а за то вам није потребан отмен алат као што је Иллустратор. Само одаберите облике које желите да обједините и кликните на Обједини облике на картици Облик. Ови спојени облици могу се копирати и залепити у друге апликације, попут Ворд-а.
Савет 18: Користите условно форматирање за динамичко форматирање ћелија (Екцел)
Условно форматирање вам омогућава да примените стилове на одређене ћелије на основу њихове вредности или садржаја. На пример, можда ћете желети да сваку позитивну вредност учините зеленом, а сваку негативну црвеном. Само изаберите ћелије које желите да форматирате, а затим користите картицу Условно форматирање на траци Почетна. Постоји пуно унапред подешених поставки или можете сами дефинисати своја правила и једначине.
Резиме
Мицрософт Оффице је један од најбољих доступних канцеларијских пакета са мноштвом моћних опција које помажу у раду поједностављеног рада и повећању продуктивности. Подстакните чланове тима да истражују софтвер и да активно деле савете и трикове међу собом. Не само да је забавно и узбудљиво откривати нове функције, већ много олакшава сарадњу и омогућава запосленима да раде више за мање времена, а да раде угодније.
- Приказали смо најбоље понуде за Мицрософт Оффице.
