еФилеЦабинет је једноставно једна од најбољих софтверских платформи за управљање документима у свету. еФилеЦабинет нуди детаљну контролу над сигурношћу, дељењем датотека, верзијама и још много тога. АИ функције помажу вам да аутоматски категоризујете датотеке, а оптичко препознавање знакова омогућава вам претрагу било којих података у скенираним датотекама. Једини недостатак еФилеЦабинет-а је тај што може бити скуп, посебно ако имате пуно корисника или вам требају додаци за интеграцију.
У нашем прегледу еФилеЦабинет, помоћи ћемо вам да одлучите да ли је ова платформа за управљање документима погодна за ваше пословање.
- Најбољи софтвер за управљање документима
Планови и цене
еФилеЦабинет нуди три могућности одређивања цена. План Адвантаге кошта 55 УСД по кориснику месечно ако се наплати годишње и укључује 1 ТБ простора за складиштење, заједно са свим основним карактеристикама еФилеЦабинет-а. Међутим, ограничени сте у томе које додатке можете купити, тако да еФилеЦабинет није баш проширив са Адвантаге планом.
Пословни план кошта 99 УСД месечно по кориснику ако се годишње наплати и укључује 5 ТБ простора за складиштење за ваше предузеће. Овај план укључује упоредне прегледе докумената и интеграције са Мицрософт ОнеДриве и Гоогле Дриве. Омогућава вам и куповину додатака за интеграцију Салесфорцеа, јединствену пријаву, аутоматизоване токове посла и интеграцију е-поште.
Неограничени пакет кошта 199 УСД по кориснику месечно и обрачунава се годишње. Овај план укључује све додатке еФилеЦабинет-а плус неограничено складиштење докумената.
Карактеристике
еФилеЦабинет је препун функција које помажу запосленима да деле датотеке, управљају документима и поједностављују токове посла.
Једна од најбољих ствари у вези са еФилеЦабинетом је како једноставно олакшава дељење датотека. Помоћу овог софтвера можете тренутно да делите датотеке са било ким, било у вашој или ван ваше организације. Не постоји ограничење броја гостију који могу радити на документима на вашем налогу, без обзира на ваш план. Поред тога, имате контролу над дозволама за уређивање и можете да се одлучите за пријем обавештења о преузимању дељене датотеке.
ЕФилеЦабинет такође омогућава да захтевате датотеке од других корисника или гостију. Када правите захтев за датотеком, можете да направите више поља документа и да одлучите да ли су обавезна или опциона. Такође можете унапред подесити локацију за отпремање датотека тако да се аутоматски отпремају у фасциклу у којој припадају.
Један од начина на који еФилеЦабинет помаже у одржавању вашег пословања је шаблони директоријума. Са предлошцима директоријума можете да креирате стандардизоване директоријуме са унапред именованим мапама. На пример, могли бисте да направите шаблон у коме надређена мапа садржи 12 поддиректоријума, сваки са именом појединачног месеца.
Предност овог система је што свака датотека коју креирате или примите има дом. Поред тога, лако је стандардизовати структуре фасцикли за све ваше запослене у вашем предузећу. То олакшава дељење и лоцирање датотека и елиминише потенцијалну забуну која долази од сваког запосленог који ствара сопствени систем архивирања.
Пословни и неограничени корисници имају приступ аутоматизованим токовима рада са документима, што је моћан начин за поједностављивање вашег пословања. Једна апликација коју еФилеЦабинет истиче је аутоматско именовање и архивирање долазног документа на основу присуства одређених кључних речи у самом документу. Токове посла такође можете користити за поделу поља обрасца у подкатегорије за претрагу, што чини претраживање докумената још снажнијим.
Интерфејс и у употреби
Веб платформа еФилеЦабинет је генерално врло једноставна за навигацију, са дизајном од три панела који вам омогућава да видите целокупан директоријум директоријума, датотеке у изабраном директоријуму и преглед појединачне датотеке. Ту су и трака за претрагу за брзо претраживање докумената и табла за омиљене локације за лак приступ вашим најчешће кориштеним директоријумима.
Међутим, вреди напоменути да не можете уређивати документе унутар еФилеЦабинет-а. Ово је мало разочаравајуће, посебно када само требате унети једноставне промене у Ворд документ или образац. Међутим, можете сачувати неограничене верзије датотека, што је лепо за рад на пројектима са пуно ревизија.
еФилеЦабинет такође нуди мобилне апликације за иОС и Андроид. Једна значајна ствар код мобилних апликација је та што вам омогућавају да фотографишете било који папирни документ и одмах их отпремите у еФилеЦабинет облак.
Подршка
еФилеЦабинет нуди подршку путем телефона, е-поште и ћаскања уживо од 7 до 18 сати по планинском времену, од понедељка до петка. Телефонску подршку која ради нон-стоп можете купити као опциони додатак (цена само по квоти). еФилеЦабинет такође има мрежну базу знања која укључује врло детаљне корисничке водиче за већину кључних карактеристика софтвера.
Сигурност
еФилеЦабинет хостује ваше документе у облаку и озбиљно схвата сигурност. Све датотеке су шифроване у мировању, а ваша веза са облаком шифрована је ССЛ-ом. Двофакторска аутентификација током пријаве је такође стандардна карактеристика.
Поред тога, администратори имају значајну контролу над софтвером. Можете поставити захтеве за сложеношћу лозинке, укључити се на белу листу ИП адреса или ограничити време пријаве. Администратори такође имају приступ комплетним евиденцијама активности за све кориснике.
Једина сигурносна функција коју смо пропустили била је могућност постављања ограничења за преузимање заједничких датотека. еФилеЦабинет такође нуди брзи приступ УРЛ везама до докумената, који иако су згодни, нису баш сигурни.
Такмичење
ЕФилеЦабинет може много тога да вам се свиђа. Али ако нема функције или интеграције које су вам потребне за посао, размислите о Докмее или ДоцуВаре. Докмее је дизајниран за велика предузећа, а аутоматизација тока посла је стандардна. ДоцуВаре нуди додатне мобилне алате и функције усклађености, заједно са огромних 500 могућности интеграције. Обе платформе нуде цене само према ценама, али очекују да ће бити скупље од еФилеЦабинет-а за средње велика предузећа.
Коначна пресуда
еФилеЦабинет је моћан софтвер за управљање документима са пуно добрих карактеристика за мала и средња предузећа. Платформа олакшава стандардизацију организације датотека у вашем предузећу и аутоматску организацију датотека користећи токове рада засноване на АИ. Такође има робусну подршку за размену датотека и управљање. Иако је еФилеЦабинет скуп, степен до ког може усмјерити ваше пословање може бити вриједан трошкова.
- Наш водич за најбољи софтвер за управљање документима