Ако тражите начине за побољшање пословне е-поште, нисте сами. Професионалци се редовно боре са писањем е-поште, наводећи јасноћу, сажетост и брзину као главне препреке.
Израда савршене пословне е-поште не мора бити сложена и сигурно вам није потребан докторат из књижевности да бисте написали јасне и уверљиве е-поруке. Неколико једноставних савета и трикова могу вам помоћи да ефикасније комуницирате и трошите мање времена на то.
Ако већ нисте, погледајте нашу листу најбољих услуга е-поште; све ове савете ће бити лакше применити када пронађете клијент е-поште који вам је угодан и лак за употребу.
1. Користите форматирање текста у своју корист.
Готово сви савремени имејлови се шаљу у ХТМЛ-у, што значи да форматирањем можете користити нагласак или јасност. Селективна употреба одважан, подвучени и укошени текст могу пренијети важност, хитност и релевантност.
Коришћењем форматирања да бисте скренули пажњу на кључне концепте, биће вам адреса е-поште лакши за читање, и пренесите више информација на први поглед. Узимајући у обзир да просечни канцеларијски радник прима више од 80 е-порука дневно, ово ће вам помоћи да се истакнете као јасне и лако разумљиве.
Никада немојте да користите ВЕЛИКА СЛОВА да бисте истакли поенту; људи то сматрају одвратним и чак безобразним.
2. Додајте хипервезе као професионалац
Прилично је згодно када неко помене документ или веб локацију, а све што треба да урадите је да кликнете на дотичну кључну реч да бисте сами проверили извор. Хипервезе су сјајан начин да ваше е-адресе изгледају професионалније и читаоци ће их изузетно ценити.
То је такође још један разлог због којег је важно да се одлучите за добар програм за е-пошту, иако већина данас заснованих на вебу, попут Гмаил-а, може сасвим добро да обрађује везе. Иако се разликује од апликације до апликације, Цтрл + К (Цмд + К за Мац) је готово универзални интервентни тастер за додавање хипервезе. Ако не успе, само потражите упутства у менију помоћи апликације.
3. Избегавајте необичне или непрофесионалне фонтове
Да, ово укључује и стрип без снова. Када бирате фонт за професионалну е-пошту, држите се класике. На пример, Ариал и Цалибри лако се читају, одмах су познати и добро одговарају пословном окружењу. Такође, користите исти фонт за максималну читљивост.
4. Одвојите време за стварање професионалног потписа
Неке компаније ће имати смернице о томе шта да укључе (или не) у свој потпис, али ако не, имате слободан простор за стварање професионалне слике.
Додавање логотипа ваше компаније може много да помогне у стварању углађеног изгледа. Савремене апликације за е-пошту треба да вам омогуће центрирање вашег логотипа и писање текста испод њега или поравнавање логотипа улево, а текст удесно. У сваком случају, ваши имејлови ће одмах изгледати професионалније, а читаоци ће их лакше повезати са вашом компанијом.
Такође, што се тиче потписа е-поште, мање је више. Држите се основа: свог имена и положаја, броја телефона и, ако је потребно, једноставних икона за друштвене медије. Брендови попут Твиттер-а, Фацебоок-а и Инстаграма имају странице ресурса са иконама које можете додати у свој потпис, а које ће водити до ваших профила.
Постоје и различити генератори потписа, попут ВисеСтамп, који ће вам помоћи да направите професионални потпис за неколико минута.
5. Лекторирајте своје имејлове
Ово може бити тешка навика за изградњу, посебно за оне од нас који пишемо 30 или 40 е-порука дневно, али то ће значајно утицати на то колико добро комуницирате. Правописне грешке, грешке у куцању и нетачна граматика учиниће да ваша е-пошта (и ви, према продужетку) изгледате мање професионално.
Не устручавајте се да погледате добру граматику и помоћ у писању. На пример, Граммарли је проширење прегледача које многи сматрају корисним за хватање таквих грешака. Међутим, припазите да се не ослањате само на аутоматска помагала за писање. И даље бисте требали лекторирати своју е-пошту од почетка до краја.
6. Избегавајте паперје и пунило
Као и ви, већина људи има бескрајан ток долазних е-порука. Осим једноставног поздрава и љубазног затварања, држите ствари што је могуће директнијим и једноставнијим. Обратите посебну пажњу на понављања, покренуте реченице и пунило.
Писање е-поште није попут говора: текст остаје на екрану и доступан је читаоцима у било ком тренутку. Нема потребе да се нешто помиње више пута нити да се више пута наводи исти производ или концепт.
Као што је већ речено, коришћењем форматирање за истицање и хипервезе до референтних докумената можете у великој мери поједноставити текст за ефикаснију е-пошту.
Резиме
Писање сјајних пословних имејлова не би требало бити стресно или дуготрајно, иако је за то потребна пракса. Ових шест једноставних савета помоћи ће вам да направите е-пошту која је јаснија и лакша за читање и разумевање и професионалнијег изгледа и осећаја.
Прављење професионалних имејлова са самопоуздањем и на време је вештина која се може научити и побољшати као и свака друга. На мрежи је доступно много ресурса, укључујући бесплатне предлошке е-поште које можете користити као инспирацију и који могу олакшати задатак.
- Представили смо најбоље добављаче сигурне е-поште.
