Гоогле Воркспаце садржи неке од најбољих апликација за продуктивност на свету. Можда сте већ научили неколико савета за уштеду времена који ће вам помоћи да извучете већу вредност из овог канцеларијског софтвера. Ипак, оно што већина корисника не схвата је да Гоогле табеле, документи, Гмаил и обрасци подржавају готово неограничену аутоматизацију тока посла. Ово може бити посебно драгоцено за мала и средња предузећа која проводе значајну количину времена радећи на рутинским задацима попут усмеравања налога и процене образаца захтева.
У овом водичу ћемо објаснити како аутоматизација тока рада функционише у Гоогле Воркспаце-у и истакћемо неке додатке помоћу којих можете повећати снагу овог канцеларијског пакета за своје пословање.
Шта су то токови посла у Гоогле Воркспаце-у?
Претварање сирових података у облик који ваше предузеће може користити захтева време. Ако примите контакт са обрасца, можда ће бити потребно да се претвори у формат који ваш ЦРМ софтвер може прочитати. Ако примите захтев за поруџбину, тај захтев ће можда бити потребно поделити и послати различите детаље различитим људима у вашој организацији.
Срећом, Гоогле Воркспаце омогућава аутоматизацију ових трансформација током рада са документима. Ови токови рада омогућавају вам да одредите редослед корака које подаци морају да прођу, а затим тај поступак спроводе уместо вас. Токови рада докумената су генерално прилагодљиви, тако да поступак аутоматизације можете лако прилагодити својим пословним потребама.
Можете да креирате аутоматизоване токове докумената у већини апликација Гоогле Воркспаце, укључујући Гоогле документе, табеле, Гмаил и обрасце.
Како аутоматизовати ток рада докумената: Аппс Сцрипт у односу на додатке
У зависности од тога колико сложен аутоматизовани ток рада треба да креирате, постоје две различите руте којима можете да идете.
Најлакши начин за генерисање токова посла је коришћење додатка направљеног у ту сврху. У Гоогле веб продавници доступно је на стотине додатака за аутоматизацију. Неке од њих су бесплатне, али за многе је потребна једнократна уплата или месечна претплата. Ако се одлучите за производ који се плаћа, проверите да ли компанија која га производи нуди корисничку подршку у случају да наиђете на проблеме.
Ако желите да креирате потпуно прилагођене аутоматизације бесплатно, можете да користите Аппс Сцрипт. Ово је окружење за програмере које је Гоогле створио како би свима омогућио да креирају додатке за апликације Гоогле Воркспаце. У ствари, скоро сви додаци за аутоматизовану плату које ћете пронаћи у Гоогле веб продавници направљени су помоћу Аппс Сцрипт-а. Иако постоји пуно ресурса који ће вам помоћи да започнете са кодирањем у Аппс Сцрипт-у, постављање чак и једноставне аутоматизације помоћу кода може потрајати.
Како приступити додацима за аутоматизацију
Ако желите да прегледате додатке за Гоогле табеле, документе, Гмаил или обрасце, можете их пронаћи у Гоогле веб продавници. Најлакши начин да приступите веб продавници је проналазак менија Додаци у било којој од ових апликација, а затим кликните на Добави додатке. Отвориће се прозор који је већ филтриран и приказује вам само додатке који раде са апликацијом Гоогле Воркспаце коју тренутно користите.
Било који додатак из веб продавнице можете инсталирати једноставним кликом на дугме Инсталирај. Имајте на уму да ће додаци који плаћају можда захтевати да купите претплату пре него што будете могли да почнете да их користите.
Шта можете учинити са токовима рада докумената?
Да бисмо вам пружили идеју о врстама задатака које можете да постигнете помоћу аутоматизованих токова докумената, погледајмо неке примере. Користићемо апликације из Гоогле веб продавнице, али имајте на уму да многе од ових токова посла можете бесплатно да креирате путем Аппс Сцрипт-а.
Пречесто се пословни подаци дистрибуирају у више табела. Можда су вам детаљни подаци о продаји из различитих одељења сачувани у различитим листовима. Или, можда имате информације о клијенту из различитих образаца за унос, сачуване у одвојеним документима.
Помоћу аутоматизације тока посла можете лако комбиновати податке из више табела у једну главну табелу. Ми волимо да користимо СхеетГо (почиње од 12 УСД по кориснику месечно) за ово, јер олакшава повезивање више датотека Гоогле табела. Још боље, СхеетГо такође може сакупљати Екцел и ЦСВ датотеке и аутоматски испоручивати податке из тих докумената у главну табелу Гоогле табела.
Оно што је посебно лепо код овог додатка за аутоматизацију је то што се аутоматски ажурира. СхеетГо ће проверавати у дистрибуираним прорачунским таблицама нових података онолико често колико желите и пратити промене у главном документу помоћу функције историје уређивања у Гоогле табелама.
Одобрења за одморе, захтеве, извештаје и друге интерне процесе су саставни део несметаног рада већине предузећа. Помоћу додатака попут Форм Воркфлов Плус (почиње од 300 УСД годишње) можете лако повезати Гоогле обрасце са Табелама да бисте пратили и управљали захтевима за одобрење.
Уз овај додатак, менаџер једноставно треба да направи образац захтева у оквиру Гоогле образаца. Тај образац се упућује именованим одобраваоцима када се попуни и сви подаци унесу у табелу. Лист прати где је захтев у процесу одобравања, заједно са одлукама и коментарима појединачних одобравалаца.
Форм Воркфлов Плус такође подржава усмеравање у више корака, тако да може бити корисно за сложеније токове посла, попут усмеравања налога.
Иако је на располагању пуно алата за маркетинг е-поште, у Гмаил-у можете да креирате изненађујуће кампање са пуно функција, користећи додатак као што је Иет Анотхер Маил Мерге (бесплатан за употребу).
Помоћу ове апликације у прорачунску табелу Табеле уносите адресе е-поште свих којима желите да пошаљете е-пошту. Тада можете да напишете поруку на Гмаил-у и додате персонализацију помоћу уграђеног кода апликације.
Када будете спремни за слање, вратите се у Табеле и Још једно спајање поште ће доставити вашу е-пошту свима са ваше листе. Отворења е-поште, кликове и одговоре можете пратити директно из табеле.
Најбољи део ове алатке је што можете да креирате неограничен број табела за различите кампање. Осим тога, пошто користите табеле, лако је унесите контакт податке за израду маркетиншке кампање из ЦРМ-а, Гоогле образаца или постојећих прорачунских табела.
Табеле могу бити изненађујуће ефикасне за постављање пројектних задатака и прекретница. Поред тога, помоћу додатка као што је ПројецтСхеет, можете аутоматизовати праћење напретка у својој прорачунској табели.
Овај практични бесплатни додатак аутоматски израчунава број задатака по прекретници и прати да ли је сваки задатак означен као довршен, у току или није започет. На основу тога, приказаће проценат завршетка за сваку фазу пројекта.
Поред тога, ПројецтСхеет вам може помоћи да утврдите када пројекат заостаје за распоредом. Додатак ће аутоматски истакнути траку напретка за сваку прекретницу зелену, жуту или црвену на основу тога да ли су под-задаци укључени, близу или су прошли задате рокове.
Израда апликације за паметни телефон за ваше пословање обично је дуготрајан и скуп процес који захтева ангажовање посвећених програмера софтвера. Али помоћу аутоматизације тока посла можете да направите основну мобилну апликацију директно из Гоогле табела.
Због тога ћемо се обратити додатку АппСхеет (почиње од 5 УСД по кориснику месечно). Помоћу ове апликације једноставно додајете податке у табелу Табеле. Подаци могу бити било шта, од инвентара продавнице за креирање мобилне продавнице на мрежи или контакт података запослених за стварање интерног директоријума.
Повежите своју табелу са АппСхеет-ом, а затим по потреби уредите својства колона података. Можете да подсетите податке и додате прилагођене изразе за задатке попут управљања залихама. Када будете спремни, можете да бирате између различитих унапред дефинисаних шаблона приказа да бисте одлучили како ће се ваши подаци приказивати у вашој новој апликацији.
Најбољи део свега овога је што се неприметно интегрише са вашим другим аутоматизованим токовима посла Гоогле Воркспаце. Можете да конфигуришете АппСхеет да покреће аутоматске е-адресе на основу окидача у апликацији или да додаје податке које корисници уносе у другу табелу Табела. Поред тога, АппСхеет може да шаље аутоматизоване извештаје које можете лако да увезете у Табеле.
Резиме
Аутоматизација токова докумената у оквиру Гоогле Гоогле Воркспаце-а може уштедети време и новац ваше компаније, као и откључати моћне нове функције. Иако је могуће креирати сопствене аутоматизоване токове посла помоћу Аппс Сцрипт-а, у Гоогле веб продавници ћете пронаћи много бесплатних и плаћених додатака који подржавају аутоматизацију. Покушајте данас неке од ових истакнутих додатака да бисте видели како аутоматизација тока посла може да помогне да било који пословни процес тече глатко.
- Представили смо најбољи софтвер за управљање документима.